Quais as melhores ferramentas de gestão que uso no meu negócio como empreendedora?
Costumo dizer muitas vezes que empreender não é para os fracos.
Começar um negócio por conta própria sozinha, e ter de fazer tudo, ou quase, sem ajuda, principalmente no início pode ser desafiante, mas… não é impossível.
As ferramentas de gestão são fundamentais em qualquer fase do seu negócio. A maior parte é gratuita, ou tem um plano gratuito para quem está a começar. Eu comecei por usar os planos gratuitos, e à medida que o negócio foi crescendo passei para os planos pagos de algumas delas.
Quer esteja a começar o seu negócio, quer já esteja num patamar mais elevado, todas elas a vão ajudar a fazer algo que considero essencial para a sua produtividade: definir, otimizar e gerir processos e criar automações.
Centralizar funcionalidades como o seu calendário de publicações, Newsletters, lançamentos, ou marcações significa que não só vai ganhar tempo para se concentrar no atendimento aos seus clientes, como para a estratégia do seu negócio e novos produtos ou serviços que queira lançar.
A maioria das empreendedoras que chegam às minhas mentorias são executoras por excelência, e isso é excelente. Mas depois… querem lançar um novo produto ou serviço mas têm a agenda cheia e sobra-lhes pouco tempo para outras atividades essenciais para manter o negócio em crescimento.
É aqui que as ferramentas de gestão entram: para planear lançamentos, gerir tarefas, calendarizar e planear publicações nas redes sociais e automatizar funis de comunicação e vendas – e estes são apenas alguns exemplos.
Vamos então conhecer 5 ferramentas que uso no meu negócio, como empreendedora?
Canva - artes e documentos
A melhor ferramenta para criar artes visuais para as suas redes sociais… mas não só! Pode usar o Canva para criar manuais de trabalho, desenhar processos e mapas mentais, criar e-books, apresentações, vision boards, criativos para as redes sociais e muito mais. Nesta fase do meu negócio, já deleguei o design das minhas publicações, pelo que apenas uso o Canva em situações pontuais para artes das redes sociais. Esta ferramenta faz parte do meu dia-a-dia, bem como de tantas outras empreendedoras em Portugal porque é muito versátil e permite um sem número de utilizações.
Calendly - agendar marcações
Para agendar marcações de sessões pontuais, como a minha Consultoria de Produtividade. Simplifica a tarefa de organização da minha agenda porque automatiza completamente o processo de marcação. O grande benefício é que elimina o vai-e-vem de mensagens, poupando tempo que uso para desenvolvimento de estratégia do meu negócio, atendimento e suporte às minhas clientes e planeamento de novos produtos e serviços. Permite integração com o zoom e até com plataformas de pagamentos. Muito fácil e intuitivo de usar pelos clientes
Google Forms e Air Table - formulários e questionários
Para criar formulários e questionários. São ambas muito simples e fáceis de usar para recolher informações e obter feedback sobre produtos ou serviços. E também para armazenar informações ou dados estatísticos.
Na versões gratuitas pode fazer perguntas de escolha múltipla, de resposta curta ou longa, e no Google Forms pode personalizar os formulários com as cores e letras da sua marca.
Notion e Clickup - gestão de projetos
As ferramentas que uso para fazer a gestão de TUDO: dos processos do meu negócio e dos projetos, tais como lançamentos de novos produtos ou serviços.
No Notion: organizo o meu calendário editorial nas redes sociais: instagram, LinkedIn, blog, YT. Não só me permite planear mas também calendarizar todo o conteúdo, manter o meu banco de ideias e fazer a análise de estatísticas – tudo no mesmo lugar. No caso das minhas mentoradas recomendo sempre o Notion para começarem a organizar o tempo para as publicações nas redes sociais.
É aqui também que faço a gestão dos meus projetos e do lançamento de novos produtos e serviços.
E, que preparo os planos de ação para as minhas clientes de acompanhamento individual.
No Click Up crio fluxos de trabalho e sistematizo os processos do meu negócio.
CapCut - Edição de vídeo
O Capcut é uma das minhas ferramentas de eleição para edição de vídeo e legendas (sim, algumas ainda são gratuitas).
É uma ferramenta bastante intuitiva e fácil de usar. Uso predominantemente no telemóvel, para pequenos videos.
Com estas ferramentas poderei ser mais produtiva?
Aqui tenho de ser muito honesta consigo: nenhuma ferramenta vai, por si só, torná-la mais produtiva 📈
Porque não é sobre a ferramenta, mas sim sobre a forma como organiza a sua agenda e gere as tarefas, ou seja, como está a fazer a gestão do seu tempo de trabalho.
Mesmo que use todas as ferramentas, se não souber priorizar, não conseguir criar limites nem manter a sua agenda equilibrada, as ferramentas não vão ajudar, e podem até diminuir a sua produtividade…
É necessário, além disso, manter o foco e a consistência para concretizar objetivos.
Com estas ferramentas e um método de gestão de tarefas, uma boa priorização e um planeamento feito em função dos seus objetivos, a sua produtividade vai seguramente aumentar.
Com o Notion pode manter um banco de ideias, planear e calendarizar os conteúdos nas redes sociais, organizar tarefas e gerir processos de acordo com o seu planeamento estratégico.
Com estas ferramentas, não há limites para a sua produtividade – quer seja uma empreendedora a iniciar o seu negócio quer precise de sistematizar processos e tarefas porque o seu negócio cresceu. Claro que as ferramentas de nada valem se não tiver a sua visão clara e um caminho definido para alcançar as suas metas. Com a mentoria Elevate eu apoio as minhas mentoradas a tirar o maior proveito destas e de outras ferramentas, de acordo com os seus objetivos. Porque acredito que a produtividade é treinável, e que todas temos o potencial de viver uma produtividade saudável e com limites. Por isso, a pergunta que lhe deixo é: está pronta para descobrir o seu potencial?
